Sistema de gestión de Archivos históricos XABAL Arkheia

Resumen

Los sistemas de información para la gestión de archivos se han convertido en herramientas básicas para soportar el registro, control, circulación y organización de los documentos digitales y/o físicos que se encuentran en una organización. Con el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones se han desarrollado herramientas informáticas para facilitar un adecuado tratamiento archivístico contribuyendo a la difusión de los documentos almacenados en las instituciones archivísticas. El Centro de Informatización de la Gestión Documental, de la Universidad de las Ciencias Informáticas, desarrolló un sistema de gestión de archivos históricos, nombrado XABAL Arkheia. Este producto se basa en el manejo de archivos históricos aplicando la Norma Registros de Autoridad de Archivos Relativos a Instituciones, Personas y Familias (ISAAR (CPF)) y la Norma Internacional General de Descripción Archivística (ISAD (G)). El objetivo del presente trabajo es mostrar las características que se tuvieron en cuenta para informatizar los procesos de incorporación, consulta y conservación de documentos de archivo en archivos, así como su interrelación. Se evidencian los rasgos distintivos de las instituciones sobre los cuales se basó el desarrollo de la solución para el procesamiento de documentos de archivo. Así mismo, el artículo describe cómo se gestionan los servicios que se ofrecen en el Archivo y el proceso de recuperación de datos, utilizando el sistema. El sistema se encuentra desplegado en varias instituciones, en algunos casos con más de 4 años de explotación.