Sistema Web para el agendamiento de citas odontológicas en línea con la inclusión de un ChatBot

Resumen

La Clínica Dental Xperts, ubicada en La Maná, Ecuador, enfrentaba dificultades en su proceso de agendamiento de citas, gestionado de forma manual vía WhatsApp, lo que generaba desorganización y reducía la eficiencia del servicio. Para resolver estas limitaciones, se desarrolló un sistema web para el agendamiento de citas odontológicas en línea, que incorpora un chatbot inteligente mediante tecnología de Procesamiento de Lenguaje Natural (PLN). Este sistema, basado en Django, MySQL y Rasa sobre Python, permite a los pacientes autogestionar sus citas, automatizar respuestas a preguntas frecuentes y coordinar horarios de atención de manera dinámica, favoreciendo una experiencia más accesible y moderna. La arquitectura empleada fue cliente-servidor, con una interfaz amigable y responsiva construida con HTML5, CSS3 y JavaScript, y una integración escalable mediante APIs RESTful. La metodología SCRUM facilitó el desarrollo modular, permitiendo validar y ajustar funcionalidades en ciclos cortos, mientras que técnicas de simulación y aprendizaje automático optimizaron la asignación y reprogramación de citas frente a la variabilidad en la llegada de pacientes. La validación del sistema consideró tanto el rendimiento técnico como la satisfacción del usuario, incluyendo pacientes y personal administrativo. Los resultados mostraron una aceptación positiva, especialmente en aspectos de rapidez, comodidad y efectividad en los recordatorios. El chatbot también evidenció resultados favorables, aunque con áreas de mejora. La implementación redujo significativamente las inasistencias, del 27% al 12%, atribuido a la accesibilidad disponible 24/7 y a la automatización de recordatorios y modificaciones de citas. Asimismo, el tiempo de espera hasta la atención odontológica se disminuyó a la mitad, pasando de 18 a 9 minutos en promedio, optimizando la distribución de citas y reduciendo cuellos de botella administrativos.